Tagasi kontorisse! Aga millisesse kontorisse?

Pandeemia vaibudes ja suvepuhkuste lõppedes mõtlevad paljud meist, kuidas kontorisse naasmine kujuneb. Ükskõik, kas koguneme kontoris peale aastast vaheaega kaugtööl või mõnenädalast puhkust, on kõigil küsimusi ja segadust. Lisaks tervisega seotud teemadele tuleb veel muudki kaaluda.

  • Kuidas kontori paigutus kujuneb?
  • Kas me kõik oleme seal korraga ja 5 päeva nädalas?
  • Milline roll on hübriid-tööl meie meeskonnas?

Kõigile neile küsimustele on lihtsam vastata, kui alustada hoopis sellisega: “milliseid vajadusi ja eesmärke meie kontor täidab?”

Kas see on koht mitteametlikeks koosviibimisteks? Kas see on suunatud klientideni jõudmiseks või lihtsalt ruum meie meeskonnale? Kas see soodustab õppimist ja loovust või lihtsalt asjade ära tegemist? Siin pole head ega halba – iga meeskonna vajadused on erinevad. Kuid vajaduste ja eesmärkide läbimõtlemine võib aidata kontorisse naasmist tõhusamalt korraldada.

Koht koostööks

Meeskonnad pannakse enamasti kokku lihtsa ootusega: selle tulemused on suuremad kui ainult osade summa. Kui teie meeskond töötab ainult individuaalselt ilma igasuguse suhtlemise ja koostööta, võib meeskonna liikmetel olla keeruline suhestuda mõttega meeskonnatööst. Koostööks aja ja ruumi planeerimine suurendab tõenäoliselt meeskonna loodavaid tulemusi.

Miks ei saa koostöö täielikult veebis toimida? Sest isiklikult kohtudes tekivad olulised sotsiaalsed sidemed ja usaldus. Keskkond, kus toimub suhtlus, aitab kaasa suhtluse kvaliteedile. See ei tähenda, et ninapidi koos tuleb olla pideval. Aeg-ajalt kokku tulemine mõne probleemi lahendamiseks, aruteluks ja ajurünnakuteks ning ka õnnestumiste tähistamine tõstab meeskonna tõhusust ja tiimiliikmete turvatunnet.

Uut kontorit luues (või vana ümber kujundades) mõelge ruumid läbi koostöö ja ühisloome vaates. Kas on ruumi pidada erinevat tüüpi koosolekuid? Kas saate korraldada ka hübriidsündmuseid, kui kõigi ühine kohalolu pole võimalik? Kuid mõelda tasub ka sellele, kus saaksid toimuda mitteformaalsed vestlused. Suhteid kolleegidega tugevdatakse ja probleeme lahendatakse sageli kohvinurgas või lifti oodates, kus kolleegid kogemata kokku põrkavad või ka teadlikult kogunevad, et vestelda näiteks töiste väljakutsetest või võitudest üle.

Koht esitlemiseks

Ükskõik, kas pakume tooteid või teenuseid, soovime ju ikka, et kliendid neid kogeda saaksid. On normaalne – isegi soovitatav – mõnikord natuke eputada! Kui kutsute kliente või partnereid oma kontorisse, siis mida nad esimesena näevad? Aga viimasena? Kus neid vastu võtate? Kas see on spetsiaalne steriilne koosolekuruum või kontorinurk, kus nad saavad meeskonnaliikmetega tutvuda ja nendega suhelda? Kas see on uhke müügisalong või segamini ladu? Vastus sõltub suuresti teie pakutava toote või teenuse tüübist, kuid on üks nüanss, mida tasuks arvestada igal juhul.

Mida soovite, et teie kliendid ja partnerid tunneksid? Milliseid väärtusi teie meeskond järgib? Kui palju soovite, et kliendid teie pakutavas osaleksid? Nende aspektide arvestamine aitab teil oma külalistele sobiva ruumi luua. Kui soovite, et nad tunneksid end osana perekonnast, on nende kutsumine kööki, kuhu kogunevad ka meeskonnakaaslased, suurepärane võimalus kaasata neid ka väljaspool ametlikke esitlusi.

Koht arenguks

Tõhusat õppimist peetakse sageli maagiliseks olendiks, mida peaaegu ei eksisteeri. Kuid uuringute ja avastustega neuroteaduses muutub õppimine üha mõistetavamaks. Formaalne õppimine, mis toimub kas klassiruumis või mujal ja on selgete eesmärkide ja struktuuriga, on ja jääb väärtuslikuks õppimisviisiks. Kuid selle kõrval tegeleme uskumatult palju kaaslastelt õppimisega. Näiteks mitteformaalsete mõttevahetuste kaudu kolleegidega, kes jagavad hiljuti loetud raamatust leitud ideid või avastatud uusi oskuseid. Või sõbralike vestluste kaudu tööga mitteseotud teemadel, mis toovad uusi teadmisi ja üllatavaid lahendusi erinevates valdkondades – me õpime palju lihtsalt kolleegidega koos olles.

Kui pole võimalust koos aega veeta, on ka kaaslaste õppimist palju vähem. Online kohtumised keskenduvad tavaliselt palju enam konkreetsetele väljakutsetele, jättes vähem ruumi kogukonna ja suhete loomiseks. Viimane viib aga suurema arenguni nii üksikisikute kui ka meeskonnana. Oma kaugtööalastes töötubades ja koolitustel rõhutame sageli selle inimliku ühenduse vajadust. Näiteks võib mitteametlik 15 minutiline vestlus enne ametliku koosoleku algust toimida selle vajaliku sotsiaalse ruumina.

Kaaluge väikese (või suure) raamatunurga loomist, kus inimesed saaksid ise istuda ja lugeda või teistega vestelda. Äsjaloetu arutamise eelised peituvad nii väärtusliku sisu jagamises kolleegidega kui ka meie enda sügavamas õppimises. Avastatut edasi andes tegeleme sisuga uuel viisil, mis aitab sellel meie teadmistebaasi sügavamale imbuda.

Alustage küsimusega “miks?”

Nagu Simon Sinek soovitab, liigume kergemini edasi, kui mõistame oma sisemisi põhjuseid asjade tegemiseks. Oma meeskonna “miks”-i lahti mõtestamine toetab ka suurepärase kontori loomist, hoolimata sellest, kas töötate kõik täiskohaga või võõrustate vaid aeg-ajalt kliente. Mõelge vajadustele ja eesmärkidele, mida kontor teenib, ja toetuge avastatule! Ärge unustage mõne aja pärast samu küsimusi uuesti küsida, et näha, kas kontor vastab algsetele nõuetele või kas soovid on aja jooksul muutunud. Analüüsile ei pea järgnema ulatuslik ümberkorraldamine, kuid oma meeskonna vajaduste ja kontoriga seotud eesmärkide mõistmine aitab selle võimalikult hästi tööle panna. Just teie inimeste jaoks. Kohtumiseni kontoris!a kui ka meie enda sügavamas õppimises. Avastatut edasi andes tegeleme sisuga uuel viisil, mis aitab sellel meie teadmistebaasi sügavamale imbuda.

Puhkus: miks ja kuidas

Kuna suvepuhkuste aeg on käes, on hea aeg rääkida puhkamisest. Selleks, et puhkusest tõesti kasu oleks, tasub läbi mõelda, miks ja kuidas puhata. Kui päris puhkus parajasti võimalik pole, saab samu põhimõtteid rakendada ka õhtuti või nädalavahetustel töörongilt maha astumiseks.

1. Miks puhata

Brain

Pärast intensiivset treeningut või füüsiliselt rasket päeva mõistame enamasti kvaliteetse puhkuse vajadust. Miskipärast väheneb aga puhkamise väärtus, kui meie tegevus lülitub pigem teadmustöö režiimi. Lõppude lõpuks, kes vajab puhkust peale tervet päeva mõtlemist, rääkimist ja trükkimist? Tegelikult ju me kõik! Füüsiline koormus väsitab meie keha nii ära, et mõtlemine aeglustub üsna vabatahtlikult puhkuse rütmi. Töörežiimist välja lülitamine on aga hoopis teine ​​väljakutse, kui suurem osa meie tööst toimub just mõttes. Just nagu keha tahab peale treeningut või füüsilist tööd puhkust, vajab ka aju taastumiseks aega.

Teadlik puhkamine muutub veelgi olulisemaks, kui töö näib olevat kõikjal ja alati meiega kaasas. Võimalus tööst välja lülitada ning tõeliselt puhata on muutunud eriti oluliseks kaugtöö ja kodus töötamise ajal. Teadliku puhkamise juures on imeline see, et see on oskus nagu iga teine. See tähendab, et me saame seda õppida, harjutada ja täiustada, katsetades erinevaid nippe tõeliselt mõjusaks puhkuseks.

2. Kuidas puhata

Kuidas siis oma puhkamisoskuseid lihvida? Algus on hea – selle üle mõeldes ja seda blogipostitust lugedes oled juba oma ajus uksed avanud. Teemat edasi uurides saad otsustada, mida nendest ustest läbi lasta ja millise teabe alusel tegutseda. Puhkamise kohta võib lugeda ka raamatuid või kutsuda meid appi, et suunata meeskonda teadlikumalt puhkama. Siin on mõned näpunäited alustamiseks.

2.1 Puhka teadlikult

Mindfulness levib läänemaailmas kulutulena ja hea põhjusega. Teadlik tegutsemine tähendab fokusseeritud tähelepanu, mis lubab meil oma tegemisi ka enam nautida. See kehtib ka puhkamise kohta. Teadlik puhkamine pakub rohkem naudingut. Kasuta väikeseid puhkehetki oma päevas: igavus võib olla tõeliselt kasulik! Lase endal lihtsalt olla. Naudi mikropause, olgu nendeks foori taga ootamine, kohvi valmistamine või hetk, mil oled kohtumisele enne teisi jõudnud. Jäta telefon mõneks ajaks rahule märka lihtsalt tekkivaid tundeid, mõtteid ja liigutusi. Kui saabumas on suisa korralik puhkus, lülita ennast tõesti tööst välja ja keskendu puhkusele ja sellega seotud tegevustele.

2.2 Puhka aktiivselt

Puhkamise ja taastumisega seotud teadusuuringutes eristatakse aktiivset ja passiivset puhkamist. Esimene tähendab tõelist kaasatust, teine ​​võimaldab aga passiivselt kaasa ujuda. Ehk kõlab üllatavalt, et kasu on tegelikult just aktiivsest puhkamisest. Sotsiaalmeedia või uudiste sirvimine pigem tõstab ärevuse ja stressi suurenemise tõenäosust kui leevendab samasid tegureid. Aktiivne osalemine oma puhkusel võib tunduda ilmselge, kuid see pole alati nii, kui mõtleme näiteks õhtutele teleka ees. Valides põnevad tegevused puhkuse sisustamiseks, jäävad töömõtted iseenesest tagaplaanile. Kohtumine sõpradega, raamatute lugemine, sündmuste külastamine – tehes asju, mis meile tõesti meeldivad, anname oma ajule töömõtetest puhkust.

2.3 Pea plaani

On ütlemata mõnus oodata planeeritud puhkust. Ja planeerimine ei pea tähendama kõikide detailide paika panemist. Ei pea ju tingimata isegi kõiki plaane teadma. Aga nii mõnus on teada, et midagi põnevat on tulemas! Isegi, kui see on vaid sihtkoht või mõni konkreetne aspekt puhkuse juures – veidi infot puhkuse eel aitab puhkuselainele juba varem sättima hakata. Sageli aitab hea plaan ka eelnevalt kõikvõimalikud potentsiaalsed stressiallikad maandada, et kindlasti miski puhkust segama ei tuleks

2.4 Lülita välja

Välja tasub lülitada nii töölt kui seadmetest. Tõeliselt hea puhkuse jaoks peaksid töömõtted olema viidud miinimumi. Keeruline viis seda teha on kontrollida oma e-kirju iga kord, kui igav hakkab. Lihtsam viis töölt väljalülitamiseks on ka seadmete väljalülitamine. Abiks on eraldi seade reisi- ja puhkusega seotud asjade jaoks. Mina kasutan oma lapse tahvelarvutit! See on ka ainus seade, millega mul õnnestub e-raamatuid lugeda. Seal pole ei e-kirju, töökõnesid ega töiseid faile. Kui kasutad siiski tööseadmeid, lülita vähemalt kõik märguanded välja. Ja kui oled uuesti tööle asunud, ära lülita neid uuesti sisse! Vali hoopis aeg ja sagedus, millal kontrollid oma e-posti või sotsiaalmeediat, ja ära luba ühelgi märguandel oma elu juhtida. Võta viimast oma puhkusest, kasuta mikropause tööpäeva jooksul ning naased igalt puhkuselt suurema energia ja laetud akudega.

Kuidas toetada oma meeskonda kaugtööd tehes

Kaugtöö võib olla nii õnn kui õnnetus. See võib kaasa tuua võrratu produktiivsuse, aga ka kurnata. Olla kaugmeeskonna liige või suisa juht tähendab pidevat tasakaalu leidmist, et hoida meeskond hästi toimimas. Kuidas teame, kes mille kallal töötab? Kuidas väldime ületöötamist? Kuidas ennetame läbipõlemist? Siin on mõned soovitused 15-aastase kaugtöö kogemusega meeskonna arendajalt. Kiiremaks kasvuks kutsume koos Targa Töö Ühinguga koolitusele!

1. Kuhu teel olete?

Tead kindlasti lugu raamatust Alice Imedemaal, kus Alice küsis kassilt, millise kahest teest ta peaks valima. Avastades, et Alice ei tea soovitud sihtkohta, leidis kass, et tee valik ei oma sellisel juhul tähtsust. Kui sa ei tea, kuhu sa lähed, viib sind sinna iga tee. Henry Kissinger täiendas seda veel teravama lõpuga: …viib iga tee sind ei kuhugi! Lihtsal teel olemisel on omad võlud, aga varem või hiljem hakkab sihtkoha puudumine kurnama.

Pandeemiat on mugav süüdistada eesmärkide seadmata jätmises, kuid mõtleme korraks, mis on tegelikult muutunud. Kas me oleme kunagi osanud tulevikku ennustada? Kindlasti on olnud aegu, kus tunneme end tulevikuprognoose seades enesekindlamalt, kuid selget teadmist tuleviku kohta pole meil kunagi olnud. Kui me seda tunnistame, kaob ka hetkeolukorrast teatav hulk pinget! Ebakindlust tuleviku osas aitab maandada see, kui teeme plaane paariks võimalikuks stsenaariumiks. Kui olukord muutub ja see mõjutab märgatavalt meie plaani, saame ju protsessi või plaani ennast vastavalt muuta.

Mõtle suuremast väiksemaks. Alusta organisatsiooni visiooniga ja liigu sealt meeskonna eesmärkideni. Millised eesmärgid peaksite saavutama 2021.a. lõpuks? Kvartali lõpuks? Liikuge meeskonnaga koos suuremalt väiksemale kuni jõuate selguseni, kuhu iga meeskonnaliige peaks jõudma järgmise nädala lõpuks! Kui eesmärgid hakkavad selginema, on hea aeg läbi mõelda ka raamistik, mis toetaks eesmärkide saavutamist.

2. Mis raamides mängite?

Foto autor Kelly Sikkema, Unsplash

Kas oled kunagi jälginud lapsi mänguväljakul? Üks seltskond maastikuarhitekte uuris just seda – täpsemalt, kuidas lapsed mängivad erinevatel mänguplatsidel. Selgus, et kui ala oli piiratud aiaga, mängisid lapsed kogu väljakul. Kui aga aeda ümber ei olnud, koguneti kokku mänguväljaku keskele, sest puudus selgus ja kindlus, kui kaugele on turvaline minna.

Sarnast sageli alateadlikku käitumist oleme ilmselt kõik endis märganud. Ilma eesmärgi ja raamistike selguseta võib jääda üksjagu ruumi hirmule. Kuna hetkel on seda aga hoopis teistel põhjustel meie ümber ja sees juba palju, tasuks vähemalt oma töist konteksti teadlikult ehitada. Kui hirm üle võtab, jääb vähe ruumi loovusele ja tõelisele koostööle. Need on aga määrava tähtsusega koostisosad teadmustööl, millega enamus meist tänapäeval peamiselt tegeleb.

Töötamine kindlatel kellaaegadel kindlas kohas võis varem tunduda isikliku vabaduse piiramisena, kuid see pakkus meile ka vajalikke raame, et teaksime kus ja millal tööd teha ning millal end töistest tegemisest välja lülitada. Perega õhtusööki nautides ei olnud varem ehk seda tüütut küsimust kuklas – kas saavutasin täna tööl piisavalt – võrreldes tänase olukorraga, kus seesama söögilaud võib olla ühtlasi töölauaks, kus päevad läbi toimetame. Töötades kontoris, olid töökoha ja sageli ka tööaja raamid selged. Töötades kodus, oleme justkui 24/7 tööl! Seda aga vaid juhul, kui jätame endale raamid seadmata. Väga hea koht alustamiseks on tööalane suhtlus.

3. Kas sa kuuled mind?

Jagan selle osa kaheks „tsiooniks“: kommunikatsioon ja emotsioon. Kõigepealt tõmban fookusesse kommunikatsioonipraktika kaugtööl ja seejärel emotsionaalsed põhjused tõhusa suhtluse korraldamiseks. Alustame terminist, mida kõik kaugtöötajad tänaseks ilmselt teavad: asünkroonne kommunikatsioon.

Sünkroonne või asünkroonne kommuniatsioon

Vali erinevat tüüpi eesmärkide saavutamiseks sobivaim kommunikatsioonivahend. Ja tee seda koos meeskonnaga!

Kui sa astud kolleegi kontorisse või helistad talle, et vestelda, siis on tegemist sünkroonse suhtlusega. See toimub inimeste vahel reaalajas. Kui rõõmsalt teineteisele mõnes sõnumirakenduses kirjutame, on seegi sünkroonne, sest toimub samal ajal. Kui aga üks meist ekraani juurest lahkub, et endale kohvi teha, kaob ka sünkroonsus, sest vestluses on sisuliselt alles vaid üks meist. Sama kehtib ka e-kirjade, häälsõnumite ja kirjalike märkmete kohta, sest neid ei edastata ja võeta vastu samaaegselt. Nii on tegemist juba asünkroonse suhtlusega.

Mõlemat tüüpi kommunikatsioonil on oma väärtus. Oluline on aga mõista nende eripärasid ja eeliseid. Meeskonna juhi jaoks võib näida võrratu võimalus hõigata meelel olev küsimus üle avatud kontori, et koguda kiirelt tagasisidet töötajatelt. Tema ajakulu on ehk paar minutit, nii et kui tegu on kõige kriitilisema teemaga sel hetkel, võib tema aeg olla hästi kasutatud. Kõigi teiste jaoks tähendab see aga kuni tervet tundi kaotatud aega, mis kulub uuesti eelneva ülesandega tegelemise juurde naasmisele. Ehk oleks tõhusam saata kõigile e-kirjaga online küsimustik väga selge ajaraamiga, et mitte häirida kogu meeskonna tööd, vaid lasta neil reageerida siis, kui nad teevad muust tööst pausi e-kirjade lugemiseks.

Suhtlusraamid paika!

Et suhtlus saaks tõesti toimida, on vaja nii selgeid eesmärke kui raamistikku. Kui need punktid on jäänud lugemata, vaata nad nüüd üle. Kui oled aga siiani teemadega kaasas, siis nüüd seome kõik kenasti kokku selgeteks sammudeks. Too oma meeskond kokku – füüsiliselt, virtuaalselt või kombinatsioonina – ja otsustage ühiselt, millise kommunikatsioonikanali valite millise eesmärgi saavutamiseks. Pange paika sobiv raamistik. Näiteks nunnude kassipiltide (või ägedate autopiltide) jagamine toetab heade emotsioonide teket ja võiks toimuda asünkroonselt näiteks eraldi Slack’i või Messengeri grupis. Ärge unustage teavitusi välja lülitada – see sisend jäägu enda valitud ajale! Oluliste meeskonda puudutavate otsuste jaoks sobib aga reaalajas koosolek, et sünkroonse suhtlusega tähtsad teemad selgeks rääkida.

Isegi kui teie meeskond töötab erinevates ajavööndites, looge aeg reaalajas koostööks. Sellele on pühendatud terve peatükk teemakohases 2013. aastast pärinevas kaugtöö erinevaid aspekte käsitlevas raamatus „Remote – Office Not Required”.

„Õnneks on lisaks tavapärastele 9–17 struktuuridele mitmeid toimivaid graafikuid. Hinnake seda. Irooniliselt saate tõenäoliselt palju rohkem tehtud, kui ainult pool teie tööpäevast kattub ülejäänud meeskonnaga. Selle asemel, et veeta terve päev kiireloomulistele e-kirjadele ja telefonikõnedele vastata, saate kogu päeva alguse (või lõpu) enda käsutusse.” (autori tõlge)

Jason Fried ja David Heinemeier Hansson, 2013

Emotsioon – põhjus suhtlemiseks

Nüüd, kui suhtlemiseks on paigas selged struktuurid, vaatame meeskonnakaaslastega suhtlemise ühte olulist põhjust: emotsioonid. Olenemata sellest, kas oleme introverdid, ekstraverdid või ambiverdid, vajame me kõik aega koos teiste inimestega. Kestuse ja intensiivsuse eelistused võivad olla erinevad, kuid me kõik oleme sotsiaalsed olendid ja tahame end tunda osana kogukonnast. Meeskond võib olla suurepärane positiivsete emotsioonide allikas, kui loote sellele teadlikult võimaluse.

Vabatahtlik kohvihommik või mitteametlik virtuaalne lõunasöök ühel päeval nädalas võib olla just see, mida on vaja kogemuste jagamiseks, õnnestumiste tähistamiseks ja inimesena ühenduse loomiseks, arutades nädalavahetuse plaane, koduõppe rõõme või kellegi kokanduslikke katsetusi. Mõne hästi kavandatud meeskonnategevuse lisamine, enesearengu töötoad või vastastikuse õppimise sessioonid võivad emotsionaalset sidet veelgi suurendada. Kui need on hästi korraldatud ja ellu viidud, tekitavad need kogemused usaldust ja suurendavad koostööd, mis on tugeva meeskonnakultuuri tunnused. Tugeva meeskonnaga muutub eesmärkide saavutamine palju lihtsamaks! Nii et tulge kokku, seadke eesmärgid ja raamid ning looge võimalused mõtestatud suhtluseks, et luua edukas kaugmeeskond. Ja võtke ühendust, kui saame sellega aidata!

Kui näed, et enda või Sinu juhi oskused kaugmeeskonna juhtimisel vajaksid tõhusat tuge, tulge koolitusele! Koos Targa Töö Ühinguga pakume kasvukiirendit juhtidele, kes soovivad ise areneda ja toetada oma meeskonda kaugtööl.