Suvi läheneb. Kuigi ilm sellele veel ei vihja, on suvi teel. Ja mida tähendab suvi, kui juhid või toetad mõnda meeskonda? Päikest ja puhkuseid. Aga ka suvepäevi. Kuidas korraldada see meeskonnaüritus nii, et sellest kasu oleks: et kogu see kokku tulnud seltskond ise väärtust saaks ja organisatsioonile väärtust looks?

Mõtestatud meeskonnasündmuste teemal arutlesime hiljuti 25 väga ägeda sündmuste korraldajaga meie kliendipäeval Rotermannis. Koos analüüsisime suvesündmuste kuldseid küsimusi – millest üldse korraldamist alustada ja kuidas suurendada sündmusest saadavat kasu. Siin on kolm küsimust, millest planeerimist alustada.

Miks?

Kuigi sageli algab suvepäevade korraldus kuupäevadest või kohast, on kõige olulisem siiski kogu sündmuse eesmärk. Et hiljem saaks edukust hinnata, tuleb alustada eesmärgi seadmisest või vähemalt selle meenutamisest! Kas olete oma organisatsioonis mõtestanud suvesündmuse toimumise eesmärgi? See, et aastaid on midagi korraldatud, ei ole eesmärk – see on inerts. Ka sellel võib olla oma väärtus, kuid vaid harjumusest jääb väheks.

Küsimusele “miks korraldame suvepäevi” saab vastata kahel moel. Üks vaatab tagasi, teine edasi. Tagasi vaatava vastuse korral kuuleme põhjuseid nagu “sest alati on tehtud” või “meie inimestele meeldib”. Ettepoole vaadates ei saa me aga toetuda vaid minevikule, vaid peame kujutlema tulevast kasu: “tööväline kohtumine suurendab teineteise tundmist”, “põnevad ühised tegevused liidavaid meid meeskonnana”, “leiame teises keskkonnas loovamaid lahendusi oma väljakutsetele”.

Millist kasu loob üks ühine suvepäev organisatsioonile. Aga osalejatele? Kuidas on lood nende perede ja meie klientidega? Mõeldes läbi erinevate osapoolte soovid, leiame erinevaid viise luua väärtust. Kulu tekib niikuinii, miks mitte seda tõelise kasuga tasakaalustada! Kui juba kokku tuleme, kas saame koos midagi õppida, leida uusi lahendusi ettevõtte või turu kitsaskohtadele, värskendada organisatsiooni väärtuseid või väärtuspakkumist? Põnev koolitus, mänguline meeskonnatreening või inspireeriv esineja loovad väärtust nii osalejatele kui kogu organisatsioonile.

Kellele?

Kui sündmuse korraldamise MIKS paika loksub, saame edasi mõelda järgmisele olulisele küsimusele: kellele seda korraldame. Ka siin võime vastused jagada kaheks. Kes tuleb kohale ja kellele veel saame väärtust luua. Kui esimesele variandile veel mõtleme, siis teine kipub jääma tähelepanuta. Osalejate profiil on sündmuse planeerimisel loomulikult oluline. Kui kaasa tulevad ka pered, on raske planeerida väga sisulist organisatsiooni arengule pühendatud töötuba. Pigem tasuks ühendada tegevusi, et kohale tulnud pereliikmed näeksid organisatsiooni ja oma armsa inimese rolli selles uue nurga alt.

Kas suvesündmusele võiks olla kutsutud ka kliendid? Miks mitte! Kui plaanite pakkuda oma töötajatele näiteks inspiratsioonikõnesid või suurendada põnevate tegevuste abil suhtlusoskuseid, võib see olla ägedaks lisandväärtuseks ka headele partneritele ja klientidele. Ning organisatsiooni hinnatakse kasuliku sisu ja toreda vormi pakkumise eest kõrgelt!

Tegelikult tuleks nüüd üks asi veel läbi mõelda: KES on su organisatsiooni töötajad. Mis neid käivitab? Mida nemad väärtustavad? Ehk kui tead, et korraldad sündmuse vaid oma inimestele, siis mõtle veel korraks, kes need sinu inimesed on! Kas pigem soovitakse minutipealt läbimõeldud programmi, või võimalust ka omas tempos (ja omaette) kulgemist? Kas pidu peaks kestma hommikuni, või on äge hoopis päevane meeskonnaüritus, mille järel mõistlikul ajal oma voodisse maanduda? Mõnikord peame korraldajatena tegema otsuseid, mis kellegi soovidega vastuollu lähevad, aga ka sel juhul on hea teada, mis need soovid üldse on!

Kuidas

Kui nüüd MIKS ja KELLELE küsimused on vastuse saanud, saab asuda kõige praktilisema osa kallale: kuidas meie suvesündmus välja hakkab nägema. Kus selle korraldame, millist sisu plaanime, kas teeme selle nädalavahetusel või tööpäeval ja veel hulk põnevaid aspekte. Kuna aspekte on aga palju, ei pea alati ise jalgratast leiutama.

Meie EnterTrainingus näiteks teame kõike sündmuse sisuloomest ja võime soovitada ägedaid asukohti, mis erinevate formaatide ja meeskondade jaoks võiks just hästi sobida. Aga mis puudutab tehnikat, toitlustust või transporti, siis nende kolme T puhul kaasame ka meie abilisi. Selge on see, et iga sündmuse korraldaja ei pea teadma kõigest kõike, aga hea on teada neid, kes teavad!

Usume oma tugevuste kasutamisse ja seetõttu pakume ise vaid seda, mida tõesti oskame: osalejate kaasamine, põneva ja turvalise keskkonna loomine, väärtus loovad meeskonnatreeningud, inspireerivad ettekanded ja miks mitte ka kogu päeva juhtimine. Muusikavaliku, ruumidisaini ja melu jäädvustamise jätame samas neile, kelle puhul teame ja usaldame, et nad on just nendes tegevustes eriti tugevad.

Koos kogenud sündmuste korraldajatega tuvastasime EnterTraining kliendipäeval veel hulga punkte, mis tasub sündmust planeerides läbi mõelda. Nende hulgas on lisaks eelnevale muidugi eelarve / esinejad / ajakava / visuaalid / materjalid ja muu. Kõigi nendega läheb aga kergemalt, kui oleme ette ära otsustanud, miks meeskonnaüritust korraldame, kelle jaoks ja alles siis plaanime detailsemalt, kuidas seda teeme.

Meie tuleme EnterTrainingu tiimiga hea meelega appi, kui usud, et sinu organisatsiooni suvepäevad võivad luua väärtust nii osalejatele kui organisatsioonile ja tahaksite seal teha midagi lõbusat, aga ka sisukat. Kui vajate abi nende aspektidega, mis meie ekspertiisi ei mahu, kutsume appi oma head partnerid, et koos luua üks tõeliselt meeleolukas meeskonnaüritus!