Kaugtöö võib olla nii õnn kui õnnetus. See võib kaasa tuua võrratu produktiivsuse, aga ka kurnata. Olla kaugmeeskonna liige või suisa juht tähendab pidevat tasakaalu leidmist, et hoida meeskond hästi toimimas. Kuidas teame, kes mille kallal töötab? Kuidas väldime ületöötamist? Kuidas ennetame läbipõlemist? Siin on mõned soovitused 15-aastase kaugtöö kogemusega meeskonna arendajalt. Kiiremaks kasvuks kutsume koos Targa Töö Ühinguga koolitusele!
1. Kuhu teel olete?
Tead kindlasti lugu raamatust Alice Imedemaal, kus Alice küsis kassilt, millise kahest teest ta peaks valima. Avastades, et Alice ei tea soovitud sihtkohta, leidis kass, et tee valik ei oma sellisel juhul tähtsust. Kui sa ei tea, kuhu sa lähed, viib sind sinna iga tee. Henry Kissinger täiendas seda veel teravama lõpuga: …viib iga tee sind ei kuhugi! Lihtsal teel olemisel on omad võlud, aga varem või hiljem hakkab sihtkoha puudumine kurnama.
Pandeemiat on mugav süüdistada eesmärkide seadmata jätmises, kuid mõtleme korraks, mis on tegelikult muutunud. Kas me oleme kunagi osanud tulevikku ennustada? Kindlasti on olnud aegu, kus tunneme end tulevikuprognoose seades enesekindlamalt, kuid selget teadmist tuleviku kohta pole meil kunagi olnud. Kui me seda tunnistame, kaob ka hetkeolukorrast teatav hulk pinget! Ebakindlust tuleviku osas aitab maandada see, kui teeme plaane paariks võimalikuks stsenaariumiks. Kui olukord muutub ja see mõjutab märgatavalt meie plaani, saame ju protsessi või plaani ennast vastavalt muuta.
Mõtle suuremast väiksemaks. Alusta organisatsiooni visiooniga ja liigu sealt meeskonna eesmärkideni. Millised eesmärgid peaksite saavutama 2021.a. lõpuks? Kvartali lõpuks? Liikuge meeskonnaga koos suuremalt väiksemale kuni jõuate selguseni, kuhu iga meeskonnaliige peaks jõudma järgmise nädala lõpuks! Kui eesmärgid hakkavad selginema, on hea aeg läbi mõelda ka raamistik, mis toetaks eesmärkide saavutamist.
2. Mis raamides mängite?
Kas oled kunagi jälginud lapsi mänguväljakul? Üks seltskond maastikuarhitekte uuris just seda – täpsemalt, kuidas lapsed mängivad erinevatel mänguplatsidel. Selgus, et kui ala oli piiratud aiaga, mängisid lapsed kogu väljakul. Kui aga aeda ümber ei olnud, koguneti kokku mänguväljaku keskele, sest puudus selgus ja kindlus, kui kaugele on turvaline minna.
Sarnast sageli alateadlikku käitumist oleme ilmselt kõik endis märganud. Ilma eesmärgi ja raamistike selguseta võib jääda üksjagu ruumi hirmule. Kuna hetkel on seda aga hoopis teistel põhjustel meie ümber ja sees juba palju, tasuks vähemalt oma töist konteksti teadlikult ehitada. Kui hirm üle võtab, jääb vähe ruumi loovusele ja tõelisele koostööle. Need on aga määrava tähtsusega koostisosad teadmustööl, millega enamus meist tänapäeval peamiselt tegeleb.
Töötamine kindlatel kellaaegadel kindlas kohas võis varem tunduda isikliku vabaduse piiramisena, kuid see pakkus meile ka vajalikke raame, et teaksime kus ja millal tööd teha ning millal end töistest tegemisest välja lülitada. Perega õhtusööki nautides ei olnud varem ehk seda tüütut küsimust kuklas – kas saavutasin täna tööl piisavalt – võrreldes tänase olukorraga, kus seesama söögilaud võib olla ühtlasi töölauaks, kus päevad läbi toimetame. Töötades kontoris, olid töökoha ja sageli ka tööaja raamid selged. Töötades kodus, oleme justkui 24/7 tööl! Seda aga vaid juhul, kui jätame endale raamid seadmata. Väga hea koht alustamiseks on tööalane suhtlus.
3. Kas sa kuuled mind?
Jagan selle osa kaheks „tsiooniks“: kommunikatsioon ja emotsioon. Kõigepealt tõmban fookusesse kommunikatsioonipraktika kaugtööl ja seejärel emotsionaalsed põhjused tõhusa suhtluse korraldamiseks. Alustame terminist, mida kõik kaugtöötajad tänaseks ilmselt teavad: asünkroonne kommunikatsioon.
Sünkroonne või asünkroonne kommuniatsioon
Kui sa astud kolleegi kontorisse või helistad talle, et vestelda, siis on tegemist sünkroonse suhtlusega. See toimub inimeste vahel reaalajas. Kui rõõmsalt teineteisele mõnes sõnumirakenduses kirjutame, on seegi sünkroonne, sest toimub samal ajal. Kui aga üks meist ekraani juurest lahkub, et endale kohvi teha, kaob ka sünkroonsus, sest vestluses on sisuliselt alles vaid üks meist. Sama kehtib ka e-kirjade, häälsõnumite ja kirjalike märkmete kohta, sest neid ei edastata ja võeta vastu samaaegselt. Nii on tegemist juba asünkroonse suhtlusega.
Mõlemat tüüpi kommunikatsioonil on oma väärtus. Oluline on aga mõista nende eripärasid ja eeliseid. Meeskonna juhi jaoks võib näida võrratu võimalus hõigata meelel olev küsimus üle avatud kontori, et koguda kiirelt tagasisidet töötajatelt. Tema ajakulu on ehk paar minutit, nii et kui tegu on kõige kriitilisema teemaga sel hetkel, võib tema aeg olla hästi kasutatud. Kõigi teiste jaoks tähendab see aga kuni tervet tundi kaotatud aega, mis kulub uuesti eelneva ülesandega tegelemise juurde naasmisele. Ehk oleks tõhusam saata kõigile e-kirjaga online küsimustik väga selge ajaraamiga, et mitte häirida kogu meeskonna tööd, vaid lasta neil reageerida siis, kui nad teevad muust tööst pausi e-kirjade lugemiseks.
Suhtlusraamid paika!
Et suhtlus saaks tõesti toimida, on vaja nii selgeid eesmärke kui raamistikku. Kui need punktid on jäänud lugemata, vaata nad nüüd üle. Kui oled aga siiani teemadega kaasas, siis nüüd seome kõik kenasti kokku selgeteks sammudeks. Too oma meeskond kokku – füüsiliselt, virtuaalselt või kombinatsioonina – ja otsustage ühiselt, millise kommunikatsioonikanali valite millise eesmärgi saavutamiseks. Pange paika sobiv raamistik. Näiteks nunnude kassipiltide (või ägedate autopiltide) jagamine toetab heade emotsioonide teket ja võiks toimuda asünkroonselt näiteks eraldi Slack’i või Messengeri grupis. Ärge unustage teavitusi välja lülitada – see sisend jäägu enda valitud ajale! Oluliste meeskonda puudutavate otsuste jaoks sobib aga reaalajas koosolek, et sünkroonse suhtlusega tähtsad teemad selgeks rääkida.
Isegi kui teie meeskond töötab erinevates ajavööndites, looge aeg reaalajas koostööks. Sellele on pühendatud terve peatükk teemakohases 2013. aastast pärinevas kaugtöö erinevaid aspekte käsitlevas raamatus „Remote – Office Not Required”.
„Õnneks on lisaks tavapärastele 9–17 struktuuridele mitmeid toimivaid graafikuid. Hinnake seda. Irooniliselt saate tõenäoliselt palju rohkem tehtud, kui ainult pool teie tööpäevast kattub ülejäänud meeskonnaga. Selle asemel, et veeta terve päev kiireloomulistele e-kirjadele ja telefonikõnedele vastata, saate kogu päeva alguse (või lõpu) enda käsutusse.” (autori tõlge)
Jason Fried ja David Heinemeier Hansson, 2013
Emotsioon – põhjus suhtlemiseks
Nüüd, kui suhtlemiseks on paigas selged struktuurid, vaatame meeskonnakaaslastega suhtlemise ühte olulist põhjust: emotsioonid. Olenemata sellest, kas oleme introverdid, ekstraverdid või ambiverdid, vajame me kõik aega koos teiste inimestega. Kestuse ja intensiivsuse eelistused võivad olla erinevad, kuid me kõik oleme sotsiaalsed olendid ja tahame end tunda osana kogukonnast. Meeskond võib olla suurepärane positiivsete emotsioonide allikas, kui loote sellele teadlikult võimaluse.
Vabatahtlik kohvihommik või mitteametlik virtuaalne lõunasöök ühel päeval nädalas võib olla just see, mida on vaja kogemuste jagamiseks, õnnestumiste tähistamiseks ja inimesena ühenduse loomiseks, arutades nädalavahetuse plaane, koduõppe rõõme või kellegi kokanduslikke katsetusi. Mõne hästi kavandatud meeskonnategevuse lisamine, enesearengu töötoad või vastastikuse õppimise sessioonid võivad emotsionaalset sidet veelgi suurendada. Kui need on hästi korraldatud ja ellu viidud, tekitavad need kogemused usaldust ja suurendavad koostööd, mis on tugeva meeskonnakultuuri tunnused. Tugeva meeskonnaga muutub eesmärkide saavutamine palju lihtsamaks! Nii et tulge kokku, seadke eesmärgid ja raamid ning looge võimalused mõtestatud suhtluseks, et luua edukas kaugmeeskond. Ja võtke ühendust, kui saame sellega aidata!
Kui näed, et enda või Sinu juhi oskused kaugmeeskonna juhtimisel vajaksid tõhusat tuge, tulge koolitusele! Koos Targa Töö Ühinguga pakume kasvukiirendit juhtidele, kes soovivad ise areneda ja toetada oma meeskonda kaugtööl.